10 tips voor het managen van externe teams

24 maart 2020 - Nu de Covid-19-pandemie zich over de wereld verspreidt, moeten veel mensen vanuit huis werken. Medewerkers en managers zullen moeten wennen aan deze nieuwe manier van werken, die voorlopig nog stand zal houden.

Werken op afstand, zoals werken vanuit een koffiebar, hotel of vanuit huis, heeft andere uitdagingen dan werken vanaf kantoor. Denk aan het werken aan teambinding, samenwerking en het toezicht op het werk. Goed leiderschap is belangrijk bij het behalen van succes hierbij. Tot 70% van de toewijding van medewerkers kan toegeschreven worden aan managers. Gevoel van isolatie leidt echter tot verminderde prestaties met 20%.

Managers spelen dan ook een sleutelrol bij het tot een succes maken van werken op afstand. We hebben een aantal tips op een rij gezet die bijdragen aan het maximaliseren van het teampotentieel.

1. Stel duidelijke normen

Alleen al door te observeren is het in een kantooromgeving al snel duidelijk welk gedrag er van medewerkers verwacht wordt. Dit verdwijnt echter op het moment dat een team op afstand gaat werken, waarin iedereen zijn eigen normen ontwikkelt. Initieer als managers daarom als eerst een bijeenkomst waarin enkele basisregels worden vastgesteld. Het beste is dat het team gezamenlijk de nieuwe normen vaststelt, in plaats van ze van bovenaf te dicteren. Zo kan bijvoorbeeld met elkaar worden besloten dat het niet wenselijk is om, nu veel ouders met kinderen thuis zitten, vergaderingen vóór 9 uur 's ochtends te plannen.

2. Wees flexibel in uren

Zolang we in deze situatie zitten, hebben veel mensen extra verantwoordelijkheden zoals het zorgen voor kinderen, ouders of zieke familieleden. Stel een tijdvak in wanneer iedereen beschikbaar moet zijn, maar creëer daaromheen flexibele periodes. Neem de tijd om de vaardigheden en capaciteit van uw teamleden te bepalen, zodat u weet wat u van elk teamlid kunt verwachten.

3. Niet alles heeft spoed

Bespreek met elkaar hoe er omgegaan moet worden in het geval van een noodsituatie. Zoals eerder benoemd, is het voor veel medewerkers schipperen tussen de verschillende verantwoordelijkheden die ze nu hebben. Op het moment dat er een spoedtaak voorbij komt, is het goed om aan te geven binnen welk tijdsbestek de taak voltooid moet zijn. Idee is om taken een prioriteit 1, 2 of 3 mee te geven, waarbij de eerste dringend is en binnen een uur voltooid moet zijn, de tweede om 17.00 uur en de derde aan het einde van de week.

4. Vergader regelmatig

Vergader het liefst op vaste tijden aan het begin en het einde van de dag. Bepaal in de ochtend wat er die dag moet gebeuren en bespreek aan het einde van de dag wat er die dag gedaan is. Het moet voor iedereen duidelijk zijn voor welke taken hij verantwoordelijk is en wat hiervan verwacht wordt.

5. Zorg voor productieve vergaderingen

Iedereen in de vergadering moet waarde toevoegen, anders gaat hun waardevolle tijd verloren. Als u er extra vergaderingen nodig zijn, zorg er dan voor dat alleen de relevante mensen hier aan deelnemen. Elke (video)call moet een duidelijk doel hebben. Als dat niet het geval is, zou je moeten overwegen de afspraak te annuleren.

6. Breek het ijs

Zoek naar manieren om teamrelaties op te bouwen. Erken prestaties en geef shout-outs aan degenen die goed werk leveren. Vier verjaardagen of andere mijlpalen. En overweeg om een digitale plek te maken waar mensen ontspanning vinden, maar ook een werkrelatie kunnen opbouwen. Dit kan bijvoorbeeld een social wall zijn op het intranet van het bedrijf, waar mensen video’s, grappen en quizjes kunnen delen.

7. Schep duidelijke verwachtingen

Zeg niet dat een opdracht moet worden voltooid voor sluitingstijd wanneer het team flexibel werkt. Geef een tijd op - en in welke tijdzone, als u een wereldwijd team leidt. Ga er niet vanuit dat iedereen weet wat u bedoelt en onthoud dat het lastiger is om bepaalde details te controleren omdat er op afstand wordt gewerkt.

8. Splits taken op

Verdeel taken in kleinere brokken en zorg ervoor dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheid is. Dit is geen micromanagement, het is meer een erkenning dat werken op afstand ook zijn grenzen heeft. Zo kun je bijvoorbeeld niet communiceren met lichaamstaal en kan geschreven tekst verkeerd worden geïnterpreteerd.

9. Benadruk het persoonlijke

Zoals hierboven vermeld, zijn gevoelens van isolatie onaangenaam en weinig productief. Houd in gedachten dat wanneer u contact heeft met uw medewerkers dat zij meer stress en angst ervaren dan normaal.

10. Zet je camera aan (als je kunt)

Als het gaat om teamvergaderingen, moedig iedereen aan om hun camera aan te zetten (uiteraard rekening houdend met de huidige limieten van internetsnelheid, connectiviteit en netwerkcapaciteit). Doordat collega’s elkaar zien in plaats van ze alleen horen, is er een sterkere connectie met elkaar en is men in staat om makkelijker de aandacht bij het gesprek te houden.

Door de gevolgen van het coronavirus moeten veel onvoorbereide medewerkers en bedrijven noodgedwongen op deze manier met elkaar werken. Geef het tijd en geduld om bovenstaande tips te implementeren om zo tot een effectief team te komen dat op afstand van elkaar werkt.