Hoe kantoren zullen veranderen in post-coronavirustijden
6 juli 2020 -Terwijl in Nederland de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus worden versoepeld, lijkt een volledige terugkeer naar het oude normaal op de werkvloer geen vanzelfsprekendheid meer. Steeds meer bedrijven geven medewerkers de mogelijkheid om vanuit huis, op kantoor en vanaf gedeelde werkplekken te werken. Daarnaast worden kantoren blijvend anders ingericht en gebruikt. Ook wanneer het virus niet meer heerst.
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd door Morning Future hier.
Nu we voorbij het dieptepunt van de gezondheidscrisis van het coronavirus zijn, kunnen we weer naar kantoor. Maar zo eenvoudig is die terugkeer naar de werkvloer niet. Bedrijven moeten werkplekken veilig maken en protocollen volgen om infecties te voorkomen. Daarvoor zijn aanpassingen nodig die een basishygiëne garanderen. Denk hierbij aan looproutes en plaatsing van dispensers voor handdesinfectie en frequente dieptereiniging. Daarnaast zijn er veel organisaties die oplossingen bedenken voor de langere termijn, waarbij werknemers vanaf verschillende locaties -dus ook vanuit huis- kunnen werken. Sommige van deze veranderingen zijn van tijdelijke aard, en verschillende andere zullen ons werkende leven blijvend veranderen.
Tijdens de lockdown werd werken vanuit huis al snel geaccepteerd als een werkbare, tijdelijke oplossing. Inmiddels hebben bedrijven nieuwe randvoorwaarden opgesteld rondom werken op kantoor. Zo moeten werknemers op veilige afstand van elkaar hun werk kunnen doen en is anderhalve meter afstand houden het uitgangspunt bij het organiseren van vergaderingen, het werken in diensten en de manier waarop je samen lunchpauze houdt. Het uitgangspunt is en blijft dat je je werk moet kunnen doen zonder dat je het risico loopt om besmet te raken. En omdat je met thuiswerken net zo efficiënt en productief kunt zijn, zal een vijfdaagse werkweek op kantoor dan ook niet langer de norm zijn.
‘Kantoor nieuwe stijl’ met hightech tools voor digitaal samenwerken
Het nieuwe kantoor is een soort gedistribueerd kantoor: een netwerk in plaats van een centrale locatie die werknemers op kantoor, thuiswerkers en degenen die inloggen vanuit een gedeelde werkomgeving - en mogelijk ook in rotatie - met elkaar verbindt.
Om die manier van samenwerking mogelijk te maken, kunnen we nog steeds veranderingen verwachten in de ruimtes waar we werken. Daarbij is het zeer waarschijnlijk dat het ‘kantoor nieuwe stijl’ veel hightech tools zal bevatten. Met contactloze en spraakgestuurde technologieën, kun je bijvoorbeeld contact met oppervlakken vermijden. Maar ook voor het werken in A/B-teams, waarbij sommige werknemers op afstand werken en anderen op kantoor, heb je speciale digitale platforms nodig.
Op de korte termijn zullen kantoormedewerkers kennismaken met apps en sensoren die de luchtkwaliteit en de gezondheid bewaken, en die de afstand en de verplaatsing van mensen bijhouden. Sommige bedrijven hebben daarvoor al apps in eigen beheer ontwikkeld. Zo biedt de Generali-groep haar werknemers een app om lunch aan hun bureau te bestellen en die de beweging door hun pand volgt, zodat er bij binnenkomst en vertrek geen drukte ontstaat.
Naast nieuwe technologieën kijken bedrijven ook naar andere manieren om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Om te beginnen staan er bij aankomst op kantoor overal handontsmettingsmiddelen klaar. Dit was de eerste kleine verandering die bedrijven al hebben doorgevoerd en die zullen ze waarschijnlijk niet snel loslaten. Maar ook wordt er kritisch gekeken naar het gebruik van de airconditioning tijdens de warme zomermaanden en worden medewerkers erop gewezen dat zij voorzichtig moeten zijn tijdens koffie- en lunchpauzes. Samen lunchen is lastig op anderhalve meter afstand. Pauzes zullen dus mogelijk ook niet langer hetzelfde zijn als voorheen. En bij het bezoek aan de koffiehoek of het toilet moeten medewerkers er rekening mee houden dat er misschien weinig ruimte is in de gang of bij het koffieapparaat.
Bedrijven die in hoge gebouwen werken, hebben met een bijkomend probleem te maken. Het is vrijwel onmogelijk om zonder lift op de hoogste etages te komen, maar het is te riskant om met vijf of zes personen in een kleine ruimte te staan. Een oplossing daarvoor is om de aankomst van werknemers te spreiden in groepen die 10 tot 15 minuten uit elkaar aankomen. Dit maakt afstand houden gemakkelijker.
Economische voordelen van thuiswerken
Voor bedrijven zijn er economische voordelen wanneer medewerkers regelmatiger op afstand werken. Er zijn minder werkplekken nodig (hoewel bedrijven nog steeds de apparatuur moeten leveren die werknemers nodig hebben om thuis te werken) en het energieverbruik zal afnemen. Daarnaast zijn besparingen mogelijk op de huurkosten omdat er simpelweg minder kantoorruimte nodig is.