Office Administrator

Voor onze vestiging in Hoofddorp zoeken wij een Office Administrator die fungeert als het eerste aanspreekpunt op kantoor en ondersteuning biedt aan meerdere kantoren in het Verenigd Koninkrijk en Europa. Deze functie is kantoorgebonden en richt zich op het dagelijks beheer van faciliteiten en administratieve werkzaamheden, met als doel een goed georganiseerde en gastvrije werkomgeving te garanderen.

De Office Administrator rapporteert aan de Facilities Manager in Londen en werkt nauw samen met het Operations Resiliency & Facilities Team in Londen en Office Administrators in de regio.

Kernverantwoordelijkheden

Receptie / Front Office

• Verwelkomen en begeleiden van bezoekers op professionele wijze.
• Beheren van de vergaderzaalschema’s en reserveringen.
• Ondersteunen van management- en directievergaderingen, inclusief het bestellen van eten en drinken.
• Beantwoorden van telefoontjes en e-mails aan de receptie en indien nodig doorverbinden.
• Zorgdragen voor een nette, representatieve ontvangstruimte en vergaderzalen.

Facilitair Beheer

• Verantwoordelijk voor kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen (zoals koffie, thee, papier, cartridges, postzegels), inclusief aanvullen van printerstations.
• Contact onderhouden met lokale leveranciers voor bestaande contracten (post, schoonmaak, onderhoud, printerservice, etc.).
• Ervoor zorgen dat basisvoorzieningen zoals water, verwarming en airconditioning goed functioneren.
• Een prettige werkomgeving creëren door middel van informatievoorziening, kantoorregels en visuele communicatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor externe contacten/bezoeken en contact onderhouden met de verhuurder en lokale dienstverleners.
• Zorgen voor naleving van noodprocedures, bedrijfscontinuïteitsplannen en Arbo-eisen.
• Dagelijkse postverwerking: ontvangen, verdelen en frankeren.
• Beheren van documentarchivering en vertrouwelijke vernietiging.

Administratie

• Facturen verzenden naar de afdeling Accounts Payable, opvolgen van betalingen, archiveren van facturen en aanmaken van nieuwe leveranciers.
• Coördineren van het onboardingproces: afstemmen met afdelingen welke toegangen nodig zijn per functie.
• Waar nodig fungeren als contactpersoon voor lokale toezichthouders en instanties, en samenwerken met Legal, Compliance en het Branch Management.

Communicatie & Marketing

• Samenwerken met het Marketingteam in Londen voor lokale updates van de website en marketingmaterialen.
• Ondersteuning bieden bij de organisatie van interne en externe evenementen, in samenwerking met de Branch Manager of Distribution Manager.

IT-ondersteuning

• Waar nodig ondersteuning bieden aan het IT-team bij de installatie van werkplekken en lokale IT-activiteiten.

Overige Taken

• In overleg met HR en het lokale management trainingen organiseren (verplicht en ad hoc).
• Overige taken uitvoeren op verzoek van het management.

• Salaris € 1720 per maand op basis van 19,5 uur per week
• Parttime functie voor 3 days, 6,5 uur per dag
• Direct contract bij opdrachtgever.

Het bedrijf is een toonaangevende specialist in commerciële verzekeringen binnen de Lloyd’s en bedrijfsverzekeringsmarkten. Wij maken deel uit van grootte corporatie, de 8e grootste aanbieder van commerciële schadeverzekeringen in de VS. Sinds de oprichting in 1897 heeft CNA wereldwijd ongeveer 7.000 medewerkers en bedient het bedrijven en professionals in de VS, Canada, Europa en Azië. Wij bieden een breed scala aan verzekeringsoplossingen, afgestemd op de behoeften van moderne ondernemingen.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands (of relevante lokale taal).
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Sterke sociale vaardigheden en klantgerichtheid.
• Nauwkeurige werkhouding en goed georganiseerd.
• In staat om te multitasken en prioriteiten te stellen.
• Proactieve en samenwerkingsgerichte instelling.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van kantoorbeheer is een pré.

Geïnteresseerd, reageer vandaag nog door op de sollicitatieknop te drukken. Neem voor meer informatie contact op met Bastiaan Roele via 0652367235