Ben jij een ervaren ondersteuner met oog voor detail en gevoel voor verhoudingen? Word je enthousiast van het werken in een hecht team en draag jij graag bij aan het soepel laten verlopen van managementprocessen? Dan verwelkomen wij jou graag als onze nieuwe Managementassistent bij de directie Informatievoorziening (IV) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)!
Wat ga je doen?Als Managementassistent ondersteun je het managementteam van de directie IV. Je vormt samen met collega’s van het support office de toegangspoort tot de directie. Deze ondersteunende rol vraagt om initiatief, nauwkeurigheid en een dienstverlenende instelling.
Het support office is volop in ontwikkeling. Daarom zoeken we iemand die niet alleen uitvoerend sterk is, maar ook actief meedenkt over procesverbeteringen en werkverdeling. Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en directiesecretarissen en zorgt samen voor een goede onderlinge vervanging en kennisdeling.
Jouw belangrijkste taken
- Beheren van complexe agenda’s, mailboxen en poststromen
- Bewaken van voortgang en opvolging van besluiten en afspraken
- Plannen van vergaderingen en organiseren van bijeenkomsten
- Verwerken en afhandelen van vertrouwelijke documenten in o.a. iBabs en Digijust
- Afhandelen van reisaanvragen, inkooporders en declaraties in Leonardo
- Verwijzen van interne en externe partijen naar de juiste contactpersonen
- Ondersteunen van directiebrede evenementen en overleggen
Wat bieden wij?- Een uitdagende tijdelijke opdracht van 6 maanden (36 uur) binnen een organisatie met maatschappelijke impact;
- Bruto uurloon tussen €19,34 en €24,88 (schaal 7 CAO Rijk, afhankelijk van ervaring);
- Reiskostenvergoeding voor OV of kilometervergoeding;
- 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering;
- 25 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek;
- Pensioenopbouw vanaf je eerste werkdag.
- Hybride werken (afstemming met het team en leidinggevende)
Waar ga je werken?De directie IV is de spil op het gebied van informatievoorziening binnen de IND. Van portfoliomanagement tot cybersecurity en van informatiemanagement tot digitale ondersteuning van managementteams – alles komt samen binnen deze directie.
Je komt te werken in het team van Strategie en Regie, dat adviseert, monitort en faciliteert met als doel een toekomstgerichte, datagedreven IND. De sfeer is collegiaal, met ruimte voor een grapje en natuurlijk een goed bakje koffie.
Wat vragen wij?- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-4 niveau (bijv. directiesecretaresse/managementondersteuner);
- Je hebt ruime ervaring in managementondersteuning, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid;
- Je bent digitaal vaardig en bekend met systemen als MS Office, Citrix, iBabs, Digijust, Leonardo en Webex;
- Je werkt zelfstandig en accuraat, schakelt snel, legt verbanden en denkt vooruit;
- Je bent flexibel, stressbestendig en communicatief sterk;
- Je bent sensitief voor politieke en organisatorische verhoudingen.
Interesse?Klaar voor een functie waarin je elke dag van betekenis bent, midden in de actualiteit staat en volop kunt bijdragen aan een professionele ondersteuning van het management? Solliciteer dan voor 1 augustus via de groene sollicitatiebutton!