Voor een internationale en toonaangevende organisatie zijn wij op zoek naar een ervaren en proactieve Executive Assistant. In deze rol ondersteun je zowel de CEO als de CFO. Jij bent hun rechterhand en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op de strategische en inhoudelijke prioriteiten. Je bent sterk in plannen, schakelen en communiceren en weet vertrouwelijke zaken met de grootst mogelijke discretie te behandelen.
Wat ga je doen?Agendabeheer & planning
- Beheren van de agenda’s van de CEO en CFO, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen en reizen;
- Prioriteren en coördineren van afspraken zodat de tijd van de CEO en CFO optimaal benut wordt.
Communicatie & aanspreekpunt
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie namens de CEO;
- Beantwoorden, filteren en doorzetten van telefoontjes, e-mails en andere correspondentie;
- Opstellen en redigeren van correspondentie, presentaties en rapportages.
Vergaderondersteuning
- Voorbereiden van agenda’s, vergaderstukken en presentaties;
- Notuleren van Executive Board meetings en voorbereiden van Supervisory Board vergaderingen;
- Bijwonen van vergaderingen, acties bewaken en opvolging coördineren.
Discretie & vertrouwelijkheid
- Zorgdragen voor de veilige omgang met vertrouwelijke documenten en informatie;
- Altijd handelen met tact, integriteit en in lijn met interne richtlijnen.
Strategische ondersteuning
- Uitvoeren van research, verzamelen van informatie en opstellen van rapportages ter ondersteuning van besluitvorming;
- Proactief meedenken en anticiperen op de behoeften van de CEO en CFO.
Reismanagement
- Organiseren van (internationale) reizen inclusief vluchten, hotels en vervoer.
Wat bieden wij?Wij bieden je in eerste instantie een tijdelijke aanstelling via Top Secretaries. Bij een succesvolle samenwerking van beide kanten is er uitzicht op een vaste aanstelling bij de opdrachtgever.
- Salarisindicatie: tussen €4.500 en €5.500 bruto per maand (afhankelijk van ervaring en achtergrond);
- Een dynamische en internationale werkomgeving;
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
- De mogelijkheid om een waardevolle bijdrage te leveren aan de directie van een toonaangevende organisatie.
Waar ga je werken?Onze opdrachtgever is een internationale speler gespecialiseerd in handel en consultancy binnen de duurzame energie- en grondstoffenmarkt. Het bedrijf ondersteunt organisaties wereldwijd bij het behalen van hun duurzaamheidsdoelstellingen door middel van innovatieve marktoplossingen en advies. Vanuit een modern hoofdkantoor in Amsterdam en diverse internationale vestigingen werkt een dynamisch en ondernemend team samen in een snelgroeiende, competitieve markt. De cultuur is internationaal, jong en ambitieus, met veel ruimte voor eigen initiatief, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling.
Wat vragen wij?- Je hebt een afgeronde hbo-opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau;
- Je hebt aantoonbare ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare rol op C-level;
- Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren en kunt omgaan met hoge werkdruk;
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt ruime ervaring met MS Office en aanverwante systemen;
- Je weet je weg te vinden binnen een complexe organisatie en kunt goed omgaan met verschillende belangen;
- Je bent scherp op opvolging en durft anderen aan gemaakte afspraken te houden;
- Je bent discreet, professioneel en betrouwbaar;
- Je bent flexibel, zelfstandig en vindt het leuk om te werken in een dynamische omgeving.
Interesse?Herken jij jezelf in dit profiel of wil je meer weten over deze positie? Reageer dan snel, want wij zoeken iemand die bij voorkeur per direct, of anders op zeer korte termijn, kan starten!
Stuur je cv naar jeanine.westland@topsecretaries.nl en ik neem zo snel mogelijk contact met je op.