Kun jij goed organiseren en plannen? Houd jij ervan om een complexe puzzel op te lossen en ben je een administratieve duizendpoot? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Wat ga je doen?Als bestuurssecretaresse ( M/ V ) ben jij de spin in het web voor de directie en bestuurders van deze overheidsinstelling. Je zorgt dat agenda’s kloppen en dat de juiste stukken op tijd klaarstaan. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid kunnen bestuurders zich focussen op hun werk – en dat maakt jou onmisbaar.
Je werkt in een team van 4 collega’s. Samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders en de directie. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Binnen het team is elke secretaresse (m/v ) gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar bij afwezigheid vervang je elkaar uiteraard. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de directie. Verder maak je onderdeel uit van het team van het bestuur- en managementsecretariaat.
Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? Als secretarieel medewerker ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze bestuurders en directieleden volledig ontzorgd worden. Is dit iets voor jou? Lees dan verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken!
Als bestuurssecretaresse ( m/v ) bestuur werk je in een team van 4 collega’s. Samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders en de directie. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Binnen het team is elke secretaresse gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar bij afwezigheid vervang je elkaar uiteraard. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de directie.
Verder maak je onderdeel uit van het team van het bestuur- en managementsecretariaat. Het bestuurssecretariaat is er voor het bestuur en de directie; het managementsecretariaat voor het management. Je bent onderdeel van de afdeling Concernstaf waar onder andere de teams Communicatie en HR toe behoren. Je werkt daarnaast nauw samen met de directiesecretaris.
Jij bent onder andere verantwoordelijk voor:
- Het bewaken van deadlines en prioriteiten van de directieleden.
- Het eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de directieleden
- Complex agendabeheer en keuzes maken in prioriteiten en planning.
- Het verwerken en behandelen van inkomende post en e-mail
- Vergaderstukken (laten) voorbereiden en coördineren en dit in de systemen invoeren
- Van begin tot eind het administratief ondersteunen in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg.
Wat bieden wij?Het gaat vooralsnog om een tijdelijke functie voor ongeveer 3 maanden ( t/m 31 december ), maar kans op verlenging is eventueel aanwezig. De start is bij voorkeur op 15 september.
Waar ga je werken?De opdrachtgever is een overheidsinstelling in de gemeente Weert.
Wat vragen wij?- Jij bent iemand die stressbestendig is en het hoofd in alle gevallen koel kan houden. Je weet prioriteiten te stellen en brengt rust in de agenda van de bestuurders
- Je werkt gestructureerd, legt logische verbanden en kan goed inschatten wat een bestuurder of directielid nodig heeft
- Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
- Je bent assertief en je weet hoe je moet functioneren in een omgeving met veel vertrouwelijke informatie
- Je bent goed in het werken met systemen
- Je hebt aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie en/of binnen een bestuurssecretariaat
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Basiskennis Duits of Engels is een pre
- Je bent zelfstandig en kunt snel schakelen
- Je bent 32-36 uur beschikbaar op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag ( geen thuiswerken mogelijk )
- Je hebt veel ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen, zowel in de voorbereiding als in de nazorg
Interesse?Zie jij jezelf wel in deze functie? Stuur ons jouw sollicitatie door op 'Solliciteer ' te klikken en wie weet drinken we binnenkort samen een kop koffie om kennis te maken! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met Adecco Roermond op 0475 390360 voor meer informatie. We kijken uit naar jouw sollicitatie!