Drie tips om het ijs te breken in een online vergadering

Categorie: Beter in je werk | 13 oktober 2020

Als assistant is het organiseren van vergaderingen onderdeel van je takenpakket. Nu we allemaal thuiswerken, zijn de meeste vergaderingen online. In zo’n online meeting druppelen de deelnemers één voor één binnen. Omdat niet iedereen exact op hetzelfde moment de vergaderlink aanklikt, zitten de deelnemers vervolgens te wachten. Dit kan wel eens ongemakkelijk voelen, zeker als de deelnemers elkaar niet allemaal kennen. In dit artikel geven wij daarom drie tips om dit sociaal onhandige moment uit de weg te gaan. Zo zorg je voor een goede start van de vergadering.

Tip 1: Positief nieuws

Start al bij de eerste deelnemer een informeel gesprek en noem iets opvallends, liefst positiefs, uit het nieuws. Hier kun je dan samen over praten. Je kunt dit onderwerp zelfs op een PowerPoint slide zetten, zodat een nieuwe deelnemer gelijk ziet waar jullie het over hebben. In de huidige nieuwsstroom ligt de nadruk niet op positief nieuws, maar goed nieuws vinden is niet lastig; google ‘positief nieuws’ en je krijgt een lijst om uit te putten.

Tip 2: Zorg voor een glimlach

Zet een sheet van een presentatie in beeld met daarop een leuke illustratie, quote of vraag. Humor helpt het ijs te breken. Deelnemers hebben meteen iets te lachen en voelen zich vrij om te reageren. De voorzitter of spreker van de vergadering heeft dan ook een leuk bruggetje om te starten (overleg het vooraf even). Ter inspiratie:

Tip 3: Muziek

Start de vergadering met een muziekje, dan voelen mensen zich niet verplicht om te praten. Mensen ontspannen door een muziekje en een bijkomend voordeel is dat het luisteren naar muziek onbewust creativiteit aanboort. Daar heb je in de vergadering profijt van. Ook in dit voorbeeld kan de voorzitter of spreker informeel starten met een linkje naar de muziek.

Waar je ook mee begint, zorg ervoor dat deelnemers zich welkom voelen door ze te begroeten en bij de naam te noemen. Zo draag jij als assistant bij aan een vliegende start van de online vergadering.