De nieuwe assistant

Categorie: Tips en Tricks | 05 juni 2019

De positie en de werkzaamheden van de secretaresse zijn veranderd. We bespreken in dit artikel ontwikkelingen die de rol van de secretaresse hebben beïnvloed. En welke competenties organisaties als gevolg van die ontwikkelingen kunnen verwachten van de nieuwe assistant. 

Nog geen tien jaar geleden was de secretaresse door haar centrale rol en plaats in de organisatie de steun en toeverlaat van de manager én de vraagbaak voor haar collega’s. Zij beheerde zijn agenda en bepaalde die soms ook. 
Van de nieuwe assistant wordt verwacht dat ze actief deelneemt aan vergaderingen en  bijeenkomsten. Daarnaast is de nieuwe assistant steeds vaker projectcoördinator en soms zelfs projectleider. Logisch gevolg is dat de vaardigheden die we vragen van assistants complexer worden. Belangrijke ‘nieuwe competenties’ zijn bijvoorbeeld: zelfstandig en verantwoordelijk, inzicht hebben in organisatiestructuren. En natuurlijk moet zij ICT vaardig zijn,

Organisatorische ontwikkelingen

Nederlandse organisaties worden informeler. Hiërarchische structuren verdwijnen en managers zijn veel flexibeler. Dit heeft grote impact op de tijdsbesteding van managers en de secretaresses. Snel en radicaal kunnen omgooien van agenda’s en kunnen faciliteren bij snel wisselende prioriteiten zijn belangrijke vaardigheden voor managers en assistants. 

Ook kiezen organisaties er steeds vaker voor om te werken met virtuele teams.. Dit team heeft geen vaste werkplek en bestaat uit collega’s van verschillende afdelingen, soms uit alle hoeken van de wereld. Het met elkaar verbinden van disciplines en specialisten, gecombineerd met een maximale vrijheid in werken en handelen, vraagt om een bijzondere ‘balanceeract’. De nieuwe assistant vervult hierin een verbindende en faciliterende rol.

De secretaresse behoort tot de weinige medewerkers die (nog) niet ‘flexen’ en is voor het grootste deel van de week fysiek aanwezig. Zij is de stabiele factor op kantoor. Als een organisatie wel kiest voor een flexoplossing of werken op afstand – een keuze die in de toekomst meer en meer gemaakt gaat worden – worden de communicatievaardigheden van de assistant nog belangrijker. Communiceren via telefoon, email en intranet vraagt om nieuwe competenties als reactievermogen, interpreteren en glashelder formuleren. Zichzelf goed kunnen uitdrukken is voor de nieuwe assistant essentieel.  

Werkzaamheden zijn de afgelopen jaren in veel organisaties van de stafafdeling naar de lijnafdeling verplaatst. Dat geldt bijvoorbeeld voor HR-taken als verzuimbegeleiding, maar ook voor inkoop en risicomanagement. Managers delegeren die operationele werkzaamheden zodat zij zich volledig kunnen richten op de aansturing van hun teams. Werkzaamheden die niet makkelijk in de lijn kunnen worden neergelegd, komen vaak op het bordje van de secretaresse terecht. Hierdoor wordt haar takenpakket groter en nemen haar verantwoordelijkheden toe. Vaak krijgt de secretaresse de bevoegdheid om namens haar manager (kleinere) beslissingen te nemen en acties goed te keuren. Door deze ontwikkeling kiezen steeds meer organisaties ervoor om hoger opgeleide secretaresses in te zetten.

Technologische ontwikkelingen en informatiemanagement

Papierloos werken is een grote wens van veel organisaties. Informatie is online beschikbaar. Gegevens delen, samen aan documenten werken die centraal zijn opgeslagen en een gezamenlijke takenlijst en agenda zijn onderdeel van standaard softwarepakketten. 
Communicatietechnologie heeft voor de nieuwe assistant geen geheimen. Zij weet de verschillende tools effectief in te zetten. Met alle mogelijkheden om informatie te delen is de uitdaging: ervoor zorgen dat informatie logisch en systematisch wordt opgeslagen en weer snel kan worden teruggevonden. De nieuwe assistant speelt vaak een sturende rol als co-ontwikkelaar en beheerder van nieuwe informatiemanagementsystemen.

Wat niet verandert

Eén ding blijft zoals het was: secretaresses zijn en blijven de ruggengraat van de organisatie. In de ‘Nieuwe (informele) Organisatie’ weegt dit aspect misschien zelfs nog zwaarder dan in traditionele organisaties. Want bij verandering is operationele en inhoudelijke ondersteuning van afdelingen of managers heel belangrijk om bedrijfsprocessen te blijven beheersen. 

Daarom verandert die kernrol van de secretaresse nooit. Inhoudelijk verandert er veel, maar de essentie van de nieuwe assistant blijft: ondersteunen, faciliteren en beheren.