Visie op het vak
De assistant als coach en sparringpartner
Categorie: Op je werk | 26 november 2019
Top Secretaries ziet veel veranderen in het vak. Automatisering, robotisering, specialisatie van rollen en meer mannen in het vak. Assistants die alleen nog agenda’s beheren, notuleren en koffie halen zijn inmiddels in de minderheid.
Wat verwacht Melvin de Boer, CEO van Adecco Group Nederland, van zijn assistant? Beheert hij zijn eigen agenda of vraagt hij dit aan zijn executive assistant Jolanda Muilenburg? Programma manager Inge Romkes besprak met Melvin en Jolanda hun visie op het vak.
In vorige banen kreeg Melvin vrij traditionele ondersteuning. Zijn assistant was aanwezig op kantoor, ontving de gasten, haalde zijn koffie en beheerde zijn agenda. De samenwerking met Jolanda is veel flexibeler. Natuurlijk regelt Jolanda zaken voor Melvin, maar zij pakt daarnaast ook proactief andere taken op waar ze veel plezier in heeft. Zo specialiseert ze zich en biedt ze toegevoegde waarde op inhoud.
Invulling van de rol
Melvin heeft minder de behoefte aan iemand naast zich die zijn agenda beheert en mensen verwelkomt. Dit soort taken kunnen tools en apps overnemen. Melvin geeft aan: “waar ik meer behoefte aan heb, en hoe Jolanda haar rol ook invult, is meer in de rol van coach, als sparringpartner, als verlengstuk van mij als CEO.”
Melvin benadrukt dat iedere manager moet kijken naar waar zijn assistant sterk in is. Waar krijgt hij of zij energie van? Zorg er samen voor dat de assistant zijn/haar eigen vaardigheden traint en nieuwe trajecten oppakt. Zo ontwikkelt de assistant zich continu.
Man in het vak
De traditionele assistant was vaak een vrouw, maar dat vindt Melvin ouderwets. Het is belangrijker om goed te kijken wie bij wie past, welke competenties iemand meeneemt en hoe iemand van toegevoegde waarde kan zijn. Binnen Adecco hebben wij een aantal mannelijke assistants die de rol uitstekend invullen, op inhoud en gedreven door technologie. Melvin: ‘ik ben ontzettend blij met Jolanda als assistant, maar kan me ook voorstellen dat ik een mannelijke assistant zou hebben. Zeker gezien de wijze waarop wij invulling geven aan de rol.’ Jolanda vult aan dat ze graag een tech-savvy mannelijke assistant aan haar team zou toevoegen.
Samengevat adviseert Melvin vanuit zijn visie op de invulling van de rol: ‘Ga eerst op zoek naar waar je energie van krijgt. Bekijk vervolgens of je in staat bent om in je huidige rol die energie over te brengen en of dit aansluit bij de behoefte die de organisatie heeft’. Jolanda vult aan dat je je niet moet laten beperken door wat er op papier staat, maar een beetje buiten de lijntjes moet kleuren. Zorg dat je weet waar je passie ligt. Maar belangrijker nog…handel daarnaar.