Secretariaatscan

Is het secretariaat binnen jouw organisatie aan toekomstbestendig dienstverleningsmodelverandering toe?

Met de Secretariaatscan geven wij door analyse inzicht in waar het team nu staat (o-meting), de verandering die nodig is en adviseren wij hoe daar te komen. Voor de 0-meting gebruiken wij een GAP-analyse en onderzoeken we de GAP tussen de bestaande situatie en de gewenste situatie.

Hoe werkt de GAP-analyse

Wij analyseren de GAP door persoonlijke interviews van 30-45 minuten en schriftelijke vragenlijsten. Interviews met het management geven ons inzicht in de gewenste situatie. Door interviews met het secretariaat brengen we de huidige situatie in kaart. We gebruiken deze gesprekken om te specificeren waar de GAP ligt en we verwerken de resultaten anoniem.

Aan de basis hiervan ligt ons Top Secretaries Maturity Model.

Met het Maturity Model van John Paul Kotter als uitgangspunt heeft Top Secretaries een ontwikkelingsmodel gemaakt wat de volwassenheid van een secretariaat weergeeft.

Het model onderscheidt 4 fases variërend van fase 1 waarin vooral adhoc brandjes worden geblust tot fase 4 waarin het secretariaat strategische ondersteuning biedt en als volwaardig partner wordt gezien.

Gebruik van het model

Top Secretaries beoordeelt op basis van dit model de huidige effectiviteit van het secretariaat en bepaalt, afhankelijk van de gewenste ondersteuning en de bestaande GAP, welk niveau in eerste instantie haalbaar is. Oorspronkelijk wordt het model gebruikt om procesverbeteringen weer te geven. In ons model koppelen we dit ook digitale kennis en het tonen van reactief tegenover proactief gedrag.

Na de interviews en observaties analyseren wij de situatie en brengen wij de GAP in kaart tussen de huidige situatie en de gewenste situatie en vatten dit samen in een SWOT-analyse.

Voordeel van een SWOT-analyse

• In één oogopslag zie je hoe het secretariaat er momenteel voor staat (intern perspectief) en met welke externe kansen en bedreigingen het secretariaat te maken heeft.
• Sterktes en zwaktes:
  In een SWOT-analyse worden zowel de percepties van de assistants als die van het management meegenomen. Wat zien zij als verbeterpunten?
• Kansen en bedreigingen:
  Hierbij kijken we naar externe ontwikkelingen, zoals veranderingen op de arbeidsmarkt, in de economie en op gebied van digitalisering.

Advies

Na de analyse gaan we over tot het advies. Aan de hand van het Top Secretaries Maturity Model geven wij aan waar ze nu staan, op welk niveau ze willen staan en welke niveau haalbaar is in een eerste implementatietraject. We adviseren over aandachtspunten gericht op competenties, gedrag, team, kaders, inrichting werk, positionering en aansturing, beleidsmatige ondersteuning, processen, tooling en alles wat we verder tijdens onze analyse komen. In dit advies verwerken we ook hoe de implementatie van de toekomstbestendige dienstverlening eruit kan zien.

Wil je meer weten over de Secretariaatscan? Laat je gegevens achter via onderstaand formulier en wij nemen contact met je op.