De proactieve assistant

Door Danique van den Brink

Bekijk een paar vacatureteksten voor assistants, en je ziet het meteen: termen als "zelfstandig" en “proactief". Denk aan zinnen als: "We zoeken een zelfstandige secretaresse die graag initiatief neemt in een dynamische omgeving." Maar wat bedoelen bedrijven eigenlijk met "proactief"? Volgens de Dikke van Dale betekent het: "niet afwachten, maar vooruitdenken." 

Niet afwachten, maar vooruit denken 

Hoe zet je proactiviteit als assistant in? In de rol van assistant heb je soms meer overzicht over de werkprocessen van jouw collega’s. Zij zitten op de inhoud, jij hebt meer tijd om na te denken over hoe zij hun werk efficiënter kunnen uitvoeren. Je kunt bijvoorbeeld een volle agenda signaleren bij een collega en hiervoor alvast een oplossing voorstellen. Of met alternatieve vergaderlocaties komen wanneer er een locatie uitvalt.  

De waarde van een proactieve houding

Jij kan ervoor zorgen dat je problemen voorkomt voordat ze überhaupt ontstaan. Je ontlast je manager of je team wanneer je deze houding aanneemt en je straalt professionaliteit en betrokkenheid uit. Daarnaast is het ook goed voor jouw eigen productiviteit, omdat je optimaal gebruik maakt van de tijd, energie en middelen die je hebt. Wat weer kan leiden naar meer controle over je werkzaamheden.

Praktische tips: nieuwsgierigheid, vooruitdenken en slimme tools gebruiken

1. Nieuwsgierigheid: blijf nieuwsgierig en stel de juiste vragen! Er kan altijd een nieuwe kans ontstaan om jouw proactiviteit te laten zien, informeer bij jouw team of er knelpunten zijn waarbij je kunt helpen.
2. Vooruitwerken: dit kan ook gezien worden als een proactieve houding. Bereid dat mailtje alvast voor of zie je dat er een dubbele agendaboeking aankomt? Signaleer dit en bied alvast alternatieve data of tijden aan.
3. Slimme tools: gebruik tools zoals ChatGPT. Laat ChatGPT je helpen reflecteren door te vragen: Hoe kan ik nog meer proactief zijn in mijn rol als assistant?

Wil je ontdekken hoe je ChatGPT als assistant optimaal inzet? Kijk dan de TS Talk van afgelopen november terug waar Interim Assistant Danique hierover verteld.

Hoe ontwikkel je een proactieve mindset?

Probeer te denken in oplossingen in plaats van problemen en denk vooruit; welk klein stapje vooruit werken zou een hoop tijd schelen voor jouw collega? Een proactieve mindset creëer door niet bang te zijn initiatief te nemen. Twijfel je of je initiatief moet nemen? Vraag het aan een collega. Maar vaak is het gewoon doen en zien wat het oplevert. Reflecteren is hier ook een belangrijk onderdeel van. Kijk terug op je werkweek en vraag jezelf (of een collega): waar had ik meer op moeten anticiperen? 

Eigen ervaring

Danique werkt nu 1,5 jaar voor Top Secretaries, en ondertussen vier interim opdrachten verder: “Het is voor mij een natuurlijke eigenschap om initiatief te nemen en vooruit te denken, maar dat betekent niet dat ik soms in opdrachten nog onzeker ben of ik er wel goed aan doe. Ik werk toch steeds weer met andere mensen, en krijg ik te maken met verschillende persoonlijkheden. Mijn ervaring na deze opdrachten is dat er eigenlijk altijd goed gereageerd word op een proactieve houding en dat ik juist daar veel complimenten over heb ontvangen”. 

Strategische assistant

Bij Top Secretaries draait 2025 om de strategische assistant: proactief, veerkrachtig, communicatief sterk, digitaal vaardig en met kennis van projectmatig werken. Je denkt vooruit en blijft van toegevoegde waarde door je toekomstgericht bezig te houden. Dit is nodig omdat de wereld snel verandert en steeds meer vraagt van organisaties en assistants. Hulp nodig? Neem dan contact met ons op via info@topsecretaries.nl.