Staf-Assistent

  • Locatie
    Groningen
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Uren per week
    24-32 uur
  • Salaris
    € 3.422,00/Maand

Werk jij graag in een inspirerende omgeving midden in de Stad? Ben je zelfstandig, gedreven, ervaren én beschik je over een gezonde dosis humor? Dan hebben we een super interessante functie voor je als Staf- Assistent!


  • Je verzorgt, samen met je directe collega’s de organisatorische en administratieve ondersteuning van de leden van het dagelijks bestuur en de staf;
  • Je biedt primair secretariële ondersteuning aan het afdelingshoofd KFF en Manager Bedrijfsvoering;
  • Je coördineert de werkzaamheden op het secretariaat, je werkt nauw samen met je collega ondersteuners en neemt elkaar onderling waar;
  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en relaties van de afdelingen, onderhoudt zowel schriftelijk als mondeling (internationale) contacten;
  • Je bewaakt en beheert (complexe) agenda’s en alle correspondentie, waarbij je rekening houdt met prioriteiten; je organiseert (grote) bijeenkomsten;
  • Je verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen (in het Engels en Nederlands), bewaakt de gemaakte afspraken/actiepunten, handelt deze deels ook zelf af en draagt zorg voor archivering;
  • Je ondersteunt bij de uitvoering van het beleid en bij personele- en organisatorische zaken;
  • Je kunt in voorkomende gevallen worden belast met het voorbereiden van voorstellen over operationele aangelegenheden, alsmede het opstellen en aanpassen van de werkwijze en procedures binnen de afdeling (algemene organisatie en beheer).
  • Je draagt zorg voor het verzamelen van gegevens/overzichten ten behoeve van b.v. managementreview, het jaarplan, audits e.d.
  • Je functioneert in grote mate zelfstandig in een complexe organisatie in ontwikkeling.

 


Waar ga je werken?

De afdeling Klinische Farmacie en Farmacologie (KFF) van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is belast met de farmaceutische zorg voor de patiënten van het UMCG, het farmacologie onderwijs voor het curriculum geneeskunde en het uitvoeren van onderzoek. De afdeling staat daarmee in het middelpunt van de academische geneeskunde en topklinische zorg. De afdeling KFF van het UMCG is een complexe en inspirerende omgeving waar alle onderdelen van de ziekenhuisfarmacie in de volle breedte worden beoefend. Ook de poliklinische farmacie is onderdeel van het integrale farmaceutisch beleid van het UMCG. Het secretariaat biedt ondersteuning aan het Dagelijks Bestuur, de onderafdelingen en wetenschappelijke staf op het gebied van o.a. agendabeheer, correspondentie, onderwijsplanning en studentenadministratie. Het aantal medewerkers bedraagt ca. 220, verdeeld over de secties Patiëntenzorg, Onderwijs en Onderzoek.


Binnen de afdeling KFF zijn wij op zoek naar een staf-assistent. Je werkt als rechterhand voor het afdelingshoofd en manager Bedrijfsvoering. Je coördineert de werkzaamheden binnen het secretariaat. Je vervult allerhande ondersteunende werkzaamheden voor het managementteam (afdelingshoofd, manager en staf) en je weet binnen de kortste keren bij de juiste personen informatie uit te vragen of opdrachten uit te zetten binnen het gevraagde tijdsframe. Je bent zeer zorgvuldig, actief betrokken en beschikt over een creatieve geest. Je denkt niet in problemen maar in oplossingen. Hiërarchisch val je onder de manager Bedrijfsvoering van de afdeling KFF en werk je samen met je collega- ondersteuners.


Wat vragen wij?

  • MBO+ of HBO werk- en denkniveau;
  • De Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Enkele jaren relevante werkervaring;
  • Kennis en ervaring heeft met internationale correspondentie, voornamelijk Engels;
  • Een portie pro-activiteit; het is een uitdaging om met veel verschillende zaken tegelijkertijd bezig te zijn, je kunt goed prioriteren;
  • Zelfstandig, initiatief en ongevraagd advies durft te geven;
  • Je beheerst het complete Office pakket;
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken met het digitale archiveringssysteem Corsa en IBABS;
  • Je bent gewend is om zelfstandig te functioneren in een complexe organisatie;
  • Je kunt goed samenwerken in een team en daarin de verantwoordelijkheid nemen;
  • Je beschikt over goede contactuele- en sociale eigenschappen, hierbij moet je denken aan; stressbestendigheid, Organisatiesensitifiteit en een goed gevoel voor verhoudingen;
  • Last but not least: gevoel voor humor!

Wat krijg je:

Je krijgt een tijdelijk contract voor minimaal 32 uur per week. Bevalt het van beide kanten goed, dan kan het verlengd worden. De werkdagen worden in goed overleg ingevuld.


  • Salaris: maximaal €3.422,- bruto per maand (schaal 7) op basis van een fulltime dienstverband.
  • 8% vakantietoeslag
  • 8,3% eindejaarsuitkering
  • Fijne collega's
  • Inspirerende werkomgeving midden in de stad!

Ben je enthousiast? Solliciteer meteen!

Wil je meer weten? ben gerust:

TineMaaike 06 514 301 94 ( wo t/m vr)