Secretaresse Onderwijsondersteuning en Studentzaken (28-30 uur)

Voor de Universiteit Utrecht is Top Secretaries op zoek naar een secretaresse voor de ondersteuning van de keten Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) en Centre for Digital Humanities (CDH). In deze functie zul je beide ketens ondersteunen. 


Werkzaamheden zijn o.a.:

- Beheren agenda hoofd OSZ en hoofd CDH

- Organiseren en inplannen van vergaderingen (o.a. teamleidersoverleg en overleggen met externen)

- Ondersteuning van overleggen, seminars en workshops; regelen van zalen, catering en benodigde faciliteiten zo nodig via Teams of een andere omgeving

- Notuleren / actielijsten maken en voortgang bewaken

- Ondersteuning bij introductie nieuwe medewerkers: welkomstpakket, QDS beheer, inrichting werkplek, sleutels en passen regelen, naambordjes etc.

- ICT bestellingen regelen

- Bestellen van bloemen, kantoorartikelen, cadeautjes etc.

- Regelen van afdelingsuitjes

- Ondersteuning OSZ nieuwsbrief

- Onderhouden OSZ intranetpagina

- Bijhouden ziekte- en betermeldingen en afwezigheid ivm vakanties

- Hand en spandiensten voor de OSZ teams (bij grote klussen zoals bijv. verzenden van diploma’s etc.)

- Werkplekreserveringen bijhouden in een systeem

- Zorgdragen voor meldingen inzake het pand en het monitoren hiervan



Waar ga je werken?

Je komt te werken voor faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Utrecht.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 6000 studenten en 900 medewerkers verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen, en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De keten OSZ en CDH maken deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen. 


Standplaats is Drift 10 in Utrecht.


Het salaris voor deze functie bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.


Wat vragen wij?

De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Verder werk je secuur en ben je goed in staat je eigen werk te organiseren. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.


Verder beschikt de ideale kandidaat over:

- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

- Een uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen

- Ervaring met software zoals Maileon of Mailchimp

- Een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

- Een servicegerichte grondhouding en je denkt in oplossingen en kansen;

- Je bent pro-actief, gericht op samenwerken en je toont eigenaarschap

- Hbo-denk- en werkniveau

- Secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut.

- Flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.