Ben jij een echte spin in ‘t web en tevens graag eerste aanspreekpunt voor collega's? Houd jij van een afwisselende functie in een dynamische omgeving? Werk je proactief en doelgericht?
Lees dan snel verder over deze mooie vaste baan bij Universiteit Utrecht!
In deze functie werk je zelfstandig en deels samen met jouw twee collega managementassistenten die de bestuurders en het managementteam van de faculteit ondersteunen. In deze afwisselende functie houd je je voornamelijk bezig met de ondersteuning van het hoofd van de faculteit.
Het is een gevarieerd takenpakket met onder andere de volgende verantwoordelijkheden:
- zeer complex agendabeheer van het faculteitsbestuur;
- het beheer van de mailbox van het hoofd van de faculteit en het voorbereiden van de vergaderingen;
- organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
- het gezamenlijk beheren van de algemene mailbox van het bestuurssecretariaat, en het voeren van correspondentie zowel in- als extern;
- ondersteuning geven bij de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten, werkbezoeken en projecten;
- verantwoordelijk voor het voortgangssysteem voor promovendi: My PhD (voortgang en administratieve ondersteuning).
Waar ga je werken?
Bij de Universiteit Utrecht werken ze aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen ze voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. Deze instelling is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. Ze werken samen met andere (internationale) onderwijsinstellingen, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties.
Wat vragen wij?
Je beschikt over een helikopterview en kunt omgaan met bestuurlijke gevoeligheden. Je denkt in oplossingen en handelt proactief. Ondernemend zijn en je verantwoordelijkheid pakken, is jouw tweede natuur en je gaat geen uitdaging uit de weg. Er wordt van je verwacht dat je met uiterste zorg omgaat met vertrouwelijke gegevens. Je vermogen om de kleinste details op te merken en een flexibele houding te behouden, is van onschatbare waarde.
Je voldoet aan de volgende criteria:
- hbo-werk- en denkniveau;
- Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;
- Ervaring in complex agendabeheer;
- Notuleerervaring in zowel Nederlands als Engels;
- Vaardig met het gehele Officepakket, met nadruk op Outlook;
- Sterke interculturele communicatievaardigheden;
- Affiniteit met digitale ondersteuning.
Wat bieden wij?
- Uitzicht op een vaste baan bij Universiteit Utrecht. Je begint met werken via Top Secretaries met de intentie om aansluitend in dienst te treden.
- Een werkweek tussen 32 en 38 uur is bespreekbaar en je mag 1 dag vanuit huis werken.
- Een heerlijke werkplek in Utrecht Centrum (goed bereikbaar met OV).
- Je wordt ingeschaald in salarisschaal 8 van de cao voor Nederlandse Universiteiten (max. € 4.103,- bij een 38-urige werkweek).
- Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling.
Heb je vooraf vragen? Bel, mail of bericht mij via Whatsapp, dan vertel ik je graag meer! (06-52367321/judith.gijsen@topsecretaries.nl)
En anders kun je natuurlijk direct via de link solliciteren op deze vacature en zie ik jouw sollicitatie graag tegemoet!