Office Manager

  • Categorie
    Secretarieel
  • Type dienstverband
    Vast
  • Locatie
    Utrecht
  • Opleidingsvereisten
    MBO

In de functie van Office manager ben je onderdeel van het Front Office team. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle ondersteunende activiteiten. Binnen het team kunnen jullie van elkaar taken overnemen, maar heeft iedereen een eigen aandachtsgebied. Jouw focus ligt op Office Management en het ondersteunen van de consultants. De kern van je taken en je verantwoordelijkheden zijn:

Beantwoorden van de telefoon en de deur, ontvangen van gasten. Er is geen receptie dus jij bent het eerste aanspreekpunt van de organisatie.
Zorgen voor een representatieve uitstraling van het kantoor.
Coördinatie van kantoorartikelen, beheer kantoorpand, ondersteunende diensten: o.a. Inkoop van dranken en kantoorartikelen, schoonmaak, reparatiewerkzaamheden, koeriersdiensten. Het onderhouden van contacten met deze leveranciers.
Het coördineren van de Assessment Centre rapportenstroom: tegenlezen, uitsturen naar de deelnemer, versturen naar de klant, inplannen van eventuele nabespreking.
Ondersteunen van je Front Office collega’s bij het voorbereiden/inplannen van Assessment/Development Centres.
Beantwoorden van support vragen (zowel per mail als telefonisch) van klanten en deelnemers.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer voor de Director Nederland/Countrymanager. Dit houdt o.a. in:
Afspraken inplannen, zowel intern als buiten de organisatie
Boeken van reizen, hotels


Waar ga je werken?

Onze opdrachtgever is een internationaal assessmentbureau. Op het kantoor in Utrecht werken circa 20 medewerkers met passie voor hun werk en als experts op hun vakgebied, klantgericht, flexibel en professioneel.

Wat vragen wij?

Circa 2-3 jaar werkervaring op het gebied van officemanagement en administratieve ondersteuning binnen een commerciële organisatie
Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau
Je bent enthousiast, klantvriendelijk en sociaalvaardig
Je bent een goede planner en organisator, je hebt oog voor details en je werkt nauwkeurig
Je bent stressbestendig en flexibel
Je neemt initiatief en kunt goed schakelen in onverwachte situaties
Je legt gemakkelijk contact met collega’s uit verschillende landen
Naast het Nederlands, heb je een goede kennis van het Engels, zowel gesproken als geschreven
Computervaardigheden: handig met Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint and Excel)
Het betreft een fulltime functie van 40 uur per week

Onze opdrachtgever biedt jou een fulltime functie met een vast dienstverband. Salaris indicatie circa € 2.500,- o.b.v. fulltime afhankelijk van ervaring en opleding.

Heb je interesse of wil je meer informatie omtrent deze functie dan mag je mailen naar jeanine.westland@topsecretaries.nl

Opleidingsniveau

MBO

Locatie van de functie

Utrecht



Referentie: M-000016992