Office assistant

  • Locatie
    Utrecht
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Uren per week
    24-32 uur
  • Salaris
    €2600 - €3300

Houd jij van het bieden van brede ondersteuning en een divers takenpakket? Ben je communicatief vaardig in Nederlandse en Engels en onderhoud je graag contacten met trainers en (internationale) studenten? Dan vertel ik je graag meer over deze leuke baan bij Universiteit Utrecht!


In deze functie ondersteun je het HR secretariaat. Het is een divers takenpakket, en om je een beeld te geven, kun je aan onderstaande denken:


  • Onderhouden van contact met trainers;
  • Reserveren van ruimtes, catering bestellen, conferentiecentra;
  • Aanwezig als gastvrouw bij introductiebijeenkomsten en eventueel verzorgen van rondleidingen;
  • Plannen van jaarlijkse beoordelingsgesprekken en beheer bijbehorende online programma;
  • Deelnemerslijsten bijhouden en beantwoorden van vragen;
  • Bijhouden van de algemene mailbox en zorgen voor verwerking in-/uitgaande (digitale) post;
  • Facturatie;
  • Contact leggen met nieuwe buitenlandse collega’s over aankomst in Nederland;
  • Organiseren van welkomstborrels, klaarleggen welkomsttassen en voorraad bijhouden.



Waar ga je werken?

Bij de Universiteit Utrecht werken ze aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen zij voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. De instelling is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. Ze werken samen met andere (internationale) onderwijsinstellingen, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties. 


Wat vragen wij?

  • Ervaring als managementassistent / support assistant, eventueel opgedaan op een HR afdeling, maar dat hoeft niet;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal;
  • Iemand die goed kan plannen en organiseren en verschillende deadlines kan bewaken;
  • Iemand die god overzicht kan houden en heel gestructureerd kan werken;
  • Verder ben je uiteraard heel vaardig met het volledige Office pakket.


Wat bieden wij?

Wij bieden een leuke en leerzame functie waar service verlenen een belangrijke rol speelt bij een organisatie die volop in beweging is. Daarnaast bieden wij:

  • Een contract tot 31 december voor in eerste instant 24 uur met een eventuele uitloop naar 28 uur;
  • Een aantrekkelijk salaris volgens de richtlijnen van de Universiteit Utrecht, schaal 6 volgens de CAO Nederlandse Universiteiten (€2.618 - €3.298) op basis van kennis en ervaring);
  • 8,33% vakantietoeslag en 25 vakantiedagen (bij fulltime werken);
  • Pensioenopbouw per direct;
  • Gratis toegang tot de Adecco Academy, een online systeem met 150+ trainingen en cursussen.


Enthousiast geworden? Via de 'solliciteer button' kun je direct solliciteren! 

Heb je vooraf vragen? Bel, mail of bericht mij via Whatsapp, dan vertel ik je graag meer! (06-52367321/judith.gijsen@topsecretaries.nl)