Managementassistent

Nieuw

Altijd al als managementassistent bij Universiteit Utrecht willen werken? Dan is dit je kans!


Voor de faculteit Geesteswetenschappen zoeken wij een managementassistent voor de ondersteuning van het departementsbestuur van het departement F&R. De bestuursondersteuning maakt deel uit van het grotere secretariaat F&R.


In deze rol werk je binnen een team van totaal zes secretaresses. Ieder heeft een eigen werkgebied -bedrijfsvoering, onderwijs of onderzoek-, daarnaast zijn er gezamenlijke werkzaamheden.


Wij zoeken een secretaresse die haar/zijn ervaring wil inzetten in een omgeving waar overzicht, flexibiliteit, collegialiteit en sociabiliteit belangrijke competenties zijn.


Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar.


De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Verder werk je secuur en ben je goed in staat je eigen werk te organiseren. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.


Werkzaamheden:


  • Complex agendabeheer voor de bestuurders (departementshoofd / manager bedrijfsvoering) van het departement
  • Het mailverkeer van deze bestuurders in goede banen leiden
  • Ondersteuning sollicitatieprocedures
  • Uitvoeren HR taken (o.a. welkomstmail, regelen kennismakingsgesprekken, bestellen sleutels)
  • Verantwoordelijk voor QDS beheer
  • Ondersteunen P-schouw
  • Ondersteuning focusgebied Human Artificial Intelligence: o.a. ondersteuning evenementen, notuleren bijeenkomsten, beheren mailbox, verwerken declaraties, regelen posters en drukwerk
  • Bij tour beurt beheren gezamenlijke mailbox secretariaat



Waar ga je werken?

Bij de Universiteit Utrecht werken ze aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen ze voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. Deze instelling is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. Ze werken samen met andere (internationale) onderwijsinstellingen, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties. 


Wat vragen wij?

Voor de Universiteit Utrecht zoeken wij een collega met:

  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Een uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen;
  • Ervaring met software zoals Maileon of Mailchimp en SAP SRM;
  • Een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
  • Een servicegerichte grondhouding en je denkt in oplossingen en kansen;
  • Je bent proactief, gericht op samenwerken en je toont eigenaarschap;
  • HBO denk- en werkniveau;
  • Secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut;
  • Flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.


Wat bieden wij?

  • Je wordt beloond met een mooi salaris: minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
  • Een informele werksfeer;
  • Bij in dienst treding bij de universiteit ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. 


Enthousiast geworden? Reageer dan nu door op de solliciteer button te klikken.

Toch eerst meer weten? Bel of app dan Judith Gijsen op 06-52367321 of mail judith.gijsen@topsecretaries.nl.