Managementassistent Bestuurssecretariaat

  • Locatie
    Utrecht
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Uren per week
    32-40 uur
  • Salaris
    € 2471 - € 3336

Houd jij je hoofd koel wanneer er veel verschillende werkzaamheden op jou liggen te wachten? Werk je graag nauw samen met bestuurders? Dan is deze job bij Universiteit Utrecht wellicht een leuke voor jou!


In deze functie, met uitzicht op een vast dienstverband, werk je samen met een collega op het griffiesecretariaat.


De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en klaarzetten van vergaderstukken in ibabs, verwerken van correspondentie
  • complex agendabeheer (veel veranderingen en druk bezette personen uit meerdere organisaties)
  • organiseren van evenementen en bijeenkomsten
  • contact onderhouden met secretariaten van andere directies
  • nauwgezet doorlopen van specifiieke procedures
  • ontvangst van bezoek
  • telefoon en e-mail


Waar ga je werken?

Bij de Universiteit Utrecht werken ze aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen ze voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. Deze instelling is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde de open blik op maatschappelijke vraagstukken. Ze werken samen met andere (internationale) onderwijsinstellingen, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties.


Wat vragen wij?

  • beschikbaaarheid tussen 24 en 40 uur;
  • ruime en relevante werkervaring in de rol van managementassistent;
  • een teamspeler;
  • representatief, klantgericht en enthousiast;
  • een goed ontwikkeld organisatorisch en analytisch vermogen;
  • gestructureerd, prioriteiten kunnen stellen en daarnaar kunnen handelen;
  • in hoog tempo accuraat kunnen werken;
  • uitstekend oog voor detail;
  • kunnen anticiperen op onverwachte situaties of knelpunten en proactief voor een succesvolle oplossing zorgen;
  • integer en discreet;
  • een vriendelijke en sociale collega;
  • eenvoudig contact legt met collega’s en hen ook op deadlines kunnen aanspreken;
  • de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift beheersen;
  • aantoonbare ervaring in het gebruik van MS Office en Office365 (met name Outlook, SharePoint, Teams) en bij voorkeur de vergaderapplicatie iBabs.


Het is een hele lijst met wensen en het belangrijkste is natuurlijk dat je graag bij Universiteit Utrecht wil werken!


Wij bieden:


  • Een contract tussen voor de duur van de opdracht (ca. 3 maanden) met de mogelijkheid om na doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst te treden;
  • salaris conform schaal 7 tussen € 2.471,- en € 3.336,- per maand op basis van een 38-urige werkweek;
  • de mogelijkheid om per week of per 4 weken uitbetaald te worden;
  • de mogelijkheid om hybride te werken (50/50);
  • 8,33% vakantiegeld;
  • 25 vakantiedagen;
  • toegang tot de Adecco Academy.


Solliciteren kan direct via de button. Heb je vooraf vragen? Bel of mail dan even met: judith.gijsen@topsecretaries.nl of 06-52367321.