Wil jij graag onderdeel zijn van een team en heb je hart voor de zorg? Ondersteun je niet alleen, maar neem je dingen al eerder uit handen? Dan zoeken wij jou!
Wij zijn op zoek naar een Management Assistant die het management gaat ondersteunen door middel van administratieve, coördinerende en organisatorische werkzaamheden. Je hebt een belangrijke rol binnen de organisatie en je bent echt onderdeel van een team. Met jouw helikopterview weet je alle ballen hoog te houden en stel je je proactief op.
Secretariële ondersteuning
Je zorgt voor telefonische bereikbaarheid van het management. Je verricht taken zoals het ontvangen van bezoekers en je bent het eerste aanspreekpunt bij verzuim. Je beheert en bewaakt agenda’s, beoordeelt verzoeken op urgentie en plant afspraken in. Ook bereid je vergaderingen en presentaties voor. Eens in de zes weken neem je deel bij een vergadering waarbij je gaat notuleren en maak je een verslag met actie- en besluitenlijst.
Beleidsvoorbereiding en kwaliteitsbijdrage
- Raadplegen van dossiers
- Teksten redigeren
- Doet voorstellen tot verbeteringen van werkwijzen en van voorwaarden scheppende aspecten
- Levert een bijdrage aan het overleg van de afdeling
Planning en coördinatie
- Onderhoudt werkcontacten en organiseert congressen en bijeenkomsten
- Plant en coördineert de gezamenlijke dienstverlening en werkuitvoering van het secretariaat
- Coördineert en bewaakt selectie- en indiensttredingsprocedures voor nieuw personeel
- Houdt de aanwezigheid/dienstrooster- en de vakantieplanning bij
Administratieve ondersteuning
Je verwerkt mutaties en/of voert gegevens in diverse applicaties/registratiesystemen en je beheert het (afdelings)archief zowel fysiek als elektronisch. In voorkomende gevallen hou je de portefeuilles en periodieke beoordelingen bij, beheert en bewaakt portfolio’s en dossiers. Daarnaast beheer je ook de voorraad kantoorartikelen.
Waar ga je werken?
Het is een grote organisatie dat zich richt op de zorg. Dat doen ze vanuit de locatie Veldhoven. Het is een dynamisch bedrijf waarbij vitaliteit hoog in het vaandel staat. De sfeer is warm en hartelijk. Ze hebben vertrouwen in elkaar en zijn flexibel.
Wat vragen wij?
Je bent 36 uur beschikbaar en hebt een relevante beroepsopleiding (management assistant/office management/secretaresse). Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt kennis op het gebied van geautomatiseerde systemen (MS Office), softwarepakketten, gezondheidszorg en van interne procedures en processen . Daarnaast heb je een aantal jaar relevante werkervaring. Je neemt initiatief, bent standvastig en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
Dit bieden wij
- Salarisrange €2.554 - € 3.468 (o.b.v. 36 uur)
- Veel opleidingsmogelijkheden
- Hybride werken (1 dag thuis)
- Divers takenpakket
- Uitdagingen en kansen
- Leuk en divers team
Ben jij enthousiast geworden en wil je graag als Management Assistant aan de slag? Reageer dan via de sollicitatiebutton! Heb je vooraf nog vragen over deze uitdaging? Mail dan naar Lieve van der Weijde via lieve.van.der.weijde@topsecretaries.nl