Management Assistant

  • Locatie
    Veldhoven
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Vacature referentie
    JN-0021168
  • Uren per week
    32-40 uur

Krijg jij energie van het ondersteunen van managers in een dynamische, veeleisende en internationale omgeving? Deze organisatie is haar Management Support Organization (MSO) aan het professionaliseren en verwelkomt graag een enthousiaste, professionele teamplayer. Heb jij een bewezen staat van dienst, diepgaande kennis van het vakgebied en de nieuwsgierigheid om dieper in de zakelijke inhoud te duiken? We ontvangen je cv en motivatiebrief uiteraard graag in het Engels.


De baan:


Als management assistant ondersteun je de senior managers op een administratieve en georganiseerde manier. Hiermee garandeer je een effectieve en efficiente uitvoering van alle management ondersteunende taken. Jij bent de link tussen de managers en de verschillende afdelingen en stakeholders.


In deze rol zul je meerdere (senior) managers ondersteunen en je bent back-up voor jouw collega’s op het secretariaat.


Jouw belangrijkste taken zijn:

-       Complex agendabeheer

-       Grondig en complex reisbeheer in verschillende tijdzones. Je optimaliseert reisschema’s, denkt vooruit en maakt keuzes.

-       Pro-actief signaleren van agenda conflicten. Stel prioriteiten en maak je manager bewust van dingen die komen.

-       Contact met verschillende stakeholders intern zowel als extern. Je communiceert op een natuurlijke manier en kunt dit op alle niveaus binnen de organisatie.

-       Je promoot de MSO en ondersteunt jouw teamlead om samen een sterk en betrouwbaar team van assistants te vormen. Promoot samenwerken, standaardisatie van processen, zoek naar mogelijkheden om de dagelijkse werkzaamheden te optimaliseren, creëer een open cultuur door middel van gelijkheid en wees een sparringpartner. 


Waar ga je werken?

Voor een grote High Tech organisatie in Veldhoven zijn wij op zoek naar ondernemende en ervaren Management Assistenten (M/V). 

Deze organisatie staat voor diversiteit en inclusie. Zij zijn een werkgever die staat voor gelijke kansen en zij respecteren het belang van een divers en inclusief team. Het beleid is om (nieuwe) collega’s te recruiten, in te huren, te trainen of te promoveren zonder te kijken naar ras, kleur, religie, sekse, leeftijd, afkomst, status, handicap, seksuele oriëntatie of gender identiteit. 

Zij zien diversiteit en inclusie als een drijvende kracht achter het succes van het bedrijf. 



Wat vragen wij?

Ervaring:

-       Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een dynamische, snelle, veeleisende omgeving.

-       Engels en Nederlands uitstekend in woord en geschrift.

Jij bent:

-       Tech savy, Microsoft Office (Outlook, Teams, Office, etc).

-       Communicatief sterk. Je kunt duidelijk en direct communiceren met jouw peers en klanten. Je deelt informatie op een actieve manier en geeft advies wanneer nodig.

-       Sterke interpersoonlijke skills. Je kunt positieve relaties opbouwen met het management, collega’s en klanten. Je bent een teamplayer en hebt een gastvrije persoonlijkheid.

-       Je bent een snelle denker met een can-do mentaliteit, daarnaast kun je verschillende stukjes informatie aan elkaar koppelen en vooruitlopen op wat nodig is. Je hebt van nature interesse in de business.

-       Er wordt een hoge mate van betrouwbaarheid verwacht. Je bent er om de business te ondersteunen, je bent service gericht en betrouwd en bereid om in een 24/7 omgeving te werken.

-       Je bent resultaatgericht en hebt een positieve aanpak. Aantoonbare vaardigheden op het gebied van prioriteren, flexibiliteit, multitasking en het halen van deadlines.

-       Je bent proactief en enthousiast, je bent bereid initiatief te nemen en voelt je thuis in een internationale, snelle omgeving en kunt prioriteren onder hoge druk.

-       Zelfstandig, je identificeert en lost problemen op en escaleert indien nodig.

-       Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en geeft aanwijzingen voor verbeteringen om de afdeling nog verder te professionaliseren. 


Interesse? Solliciteer direct via de link.

Wil je meer informatie? Neem dan contact op met Martine Ipenburg via 06-43209736 of martine.ipenburg@topsecretaries.nl.