Assistant en event-ondersteuning relatiemanagement

Nieuw
  • Locatie
    Utrecht
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Vacature referentie
    JN-0020645
  • Uren per week
    32-40 uur

Binnen de directie Communicatie en Marketing van de faculteit Universitaire Bestuursdienst in Utrecht zijn wij per direct op zoek naar een assistent relatiebeheer. In deze rol bied je management ondersteuning aan het hoofd en 17 medewerkers van het cluster relatiemanagement. 


Als assistent relatiebeheer ben je het gezicht van onze afdeling en fungeer je als spin-in-het-web.


Je hoofdtaken zijn:

• Algemene en communicatie-ondersteuning van het hoofd relatiemanagement, tevens Directeur Utrechts Universiteitsfonds;

• Het in kaart brengen van (werk) processen en opstellen van handboeken;

• Het voeren van adequaat relatiebeheer in ons CRM-systeem;

• Ondersteuning bieden aan de managers van het cluster relatiemanagement;

• Agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen;

• Beantwoorden van telefoon, het verstrekken van informatie, verwerken van inkomende en uitgaande post en organiseren van dienstreizen;

• Regelen van catering, zaalreserveringen etc.;

• Ondersteunen bij (grote) evenementen.



Waar ga je werken?

Bij de Universiteit Utrecht werken ze aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen ze voor maatschappelijk relevant onderzoeken kwalitatief hoogstaand onderwijs. Ze werken samen met andere (internationale) onderwijsinstellingen, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties.


Het cluster relatiemanagement is verantwoordelijk voor alumnibeleid, fondsenwerving en relatiebeheer (inclusief kabinetszaken). De medewerkers van dit cluster werken aan het bereiken en verbinden van zo veel mogelijk alumni met elkaar en met onze universiteit. Daarom organiseren ze activiteiten speciaal voor alumni en communiceren ze met hen via onder andere alumni-magazine Illuster, website en social media kanalen. Hun fondsenwervers werven onder de vlag van het Utrechts Universiteitsfonds financiële middelen voor onderzoek, onderwijs, academisch erfgoed en voor een levendig studieklimaat. Tot slot zijn je collega’s verantwoordelijk voor het externe relatiebeheer van onze universiteit en organiseren zij onder meer grote universitaire evenementen zoals de Dies Natalis en de opening van het academisch jaar.



Wat vragen wij?

• Je hebt minimaal een vooropleiding op HBO-niveau, met goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal (harde eis);

• Bij voorkeur beschik je over werkervaring in een coördinerende rol als bijvoorbeeld office manager, event coördinator etc.; 

• Goede beheersing van het gehele Officepakket en bij voorkeur een CRM-systeem;

• Affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;

• Je bent flexibel, initiatiefrijk, accuraat en stressbestendig;

• Je bent een verbinder en kunt goed in teamverband, maar ook zelfstandig werken;

• Je hebt een dienstverlenende en resultaatgerichte instelling;

• Je legt snel (inhoudelijke) verbanden tussen acties en werkzaamheden;

• Je bent in staat jezelf zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken;

• Het is een pré als je werkervaring hebt binnen een complexe, grote organisatie. 


Wat bieden wij jou?

• Een opdracht voor tenminste één jaar;

• Salaris in schaal 7 minimaal €2367,00 - maximaal €3196,00 op fulltime basis afhankelijk van opleiding en ervaring;

• Je bouwt 25 vakantiedagen op jaarbasis op bij een fulltime dienstverband;

• 8,33% vakantietoeslag;

• Iedere woensdag wordt jouw salaris gestort;

• Na 26 gewerkte weken via Adecco ga je deelnemen aan ons pensioenfonds;

• Gratis en onbeperkt toegang tot het trainingsaanbod van onze Adecco Academy.


Bij interesse kun je direct solliciteren!


Mocht je nog vragen hebben, dan kun je terecht bij Ellen Berkhout-Jellema via: 06-52367225 of ellen.jellema@topsecretaries.nl.