Teamleider secretariaat

Nieuw
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Type dienstverband
    Vast
  • Locatie
    Utrecht

Focusgebieden en werkzaamheden

In deze functie richt je je op de dagelijkse aansturing van het secretariaat en een deel officemanagement. Dit uit zich in onderstaande werkzaamheden. 


Als teamleider:

• Los je problemen en knelpunten in de dagelijkse operatie op; 

• Fungeer je als eerste aanspreekpunt voor de dagelijkse operatie van het secretariaat; 

• Verdeel je werkzaamheden en zet je waar nodig oproepkrachten in; 

• Coördineer je de bezetting (vakantieplanning, ziekte, verlof); 

• Initieert je het werkoverleg en bereidt deze voor; 

• Voer je voortgangs-, ontwikkel-, en beoordelingsgesprekken; 

• Signaleer je en implementeer je verbeteringen in werkprocessen; 

• Vertegenwoordigt je het secretariaat in projecten en overleggen en koppel je besluiten terug;

• Plan en organiseer je bijeenkomsten en evenementen; 

• Regel je bezetting van de receptie en huismeester bij vakanties en ziekte. 


Waar ga je werken?

Heb jij ruime ervaring met het leidinggeven van secretaresses binnen de zakelijke dienstverlening?

Ben je toe aan een nieuwe uitdaging en lijkt het je leuk om samen met de secretaresses het secretariaat naar een hoger niveau brengen?


Top Secretaries is voor een middelgroot advocatenkantoor in Utrecht op zoek naar een teamleider secretariaat die leidinggeeft aan 14 secretaresses.

Het gaat om een fulltime functie (38,75-urige werkweek), waarbij 4 dagen optioneel is. 


Het kantoor is goed te bereiken met het openbaar vervoer. Vanaf het station Utrecht Centraal is het slechts 5 minuten fietsen of 15 minuten lopen. Kom je met de auto? Het kantoor heeft een parkeerplaats op loopafstand.


Arbeidsvoorwaarden:

• en marktconform salaris, vakantietoeslag (8%) en een dertiende maand.

• een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden met optie op verlenging

• reiskostenvergoeding of een vergoeding voor OV conform fiscale richtlijnen

• premievrij pensioen en de mogelijkheid om pensioen bij te sparen

• 28 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband

• opleidings-en ontwikkelingsmogelijkheden


Wat vragen wij?

Wat wordt er gevraagd?

Voor deze functie wordt minimaal HBO werk- en denkniveau gevraagd. Ervaring als leidinggevende en als secretaresse in de zakelijke dienstverlening is een must, ervaring in de juridische wereld is een pré. 


Daarnaast is het van belang dat je taal technisch en communicatief zeer sterk bent, zowel in het Nederlands als in het Engels. Het Officepakket beheers je tot in de puntjes en ervaring met/ kennis van digitale systemen is een grote pré. Het zou fijn zijn als je met innovatieve inzichten het secretariaat naar een hoger niveau kan tillen. Qua persoonlijkheid is het fijn als je ondernemend, flexibel, professioneel en sociaal vaardig bent.