Project Assistant ruimtelijk domein (32 uur)

  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Type dienstverband
    Tijdelijk

Als Project Assistant werk je binnen een programma- of projectteam of een portfolio.


Doel van de functie

De Project Assistant is de rechterhand van de (senior) projectmanagers en ondersteunt de (senior) projectmanagers zowel inhoudelijk als procesmatig.


De werkzaamheden van de Project Assistant bestaan uit twee blokken. Een blok secretariële administratieve ondersteuning en een blok managementondersteuning in de vorm van informatievoorziening en procesbegeleiding. Daarnaast zijn er kansen om ook inhoudelijke taken op te pakken.


Ondersteunen van programma’s en projecten als het gaat om organisatie:

·      Planning, administratie en rapporteren van de voortgang hierover aan de (senior) projectmanager;

·      Leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

·      Ondersteuning bieden aan het (bege)leiden van kleinere, niet complexe (deel)activiteiten of deelprojecten onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager;

·      Inhoudelijke bijdrage leveren aan het professionaliseren van het projectmatig en programmatisch werken binnen de afdeling evenals aan andere werkprocessen die tot doel hebben het functioneren van de afdeling als geheel te verbeteren;

·      Opstellen en beheren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;

·      Bewaken en beheren van het projectbudget en bijdragen leveren voor het opstellen van de financiële (voortgangs)rapportages;

·      Verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;

·      Voorbereiden van bijeenkomsten, verslagleggen, het bewaken van afspraken, het actualiseren van planningen, het inrichten en beheren van dossiers;

·      Mede zorgen voor de uitwisseling van project-/programma informatie met in- en externe partijen;

·      Bij afwezigheid van de (senior) projectmanager fungeren als aanspreekpunt voor het project of programma.


Waar ga je werken?

Onze opdrachtgever is een grote non-profit organisatie in regio Utrecht.


De afdeling Programma's en Projecten is de afdeling voor procesmanagement, in het bijzonder programma en projectmanagement. Bovendien vervullen zij brede vastgoedbeheertaken en verrichten zij allerhande vastgoed-gerelateerde zaken. Er werken ruim 100 mensen; Doeners, gericht op resultaat en op samenwerken.

De sfeer is dynamische en optimistisch. 


Wat vragen wij?

·      Circa 2-5 jaar relevante werkervaring als Projectondersteuner / Assistant

·      HBO werk- en denkniveau

·      Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

·      Aantoonbare affiniteit met het ruimtelijke domein vereist

·      Een planner, een aanpakker, een regelaar, toont initiatief en bent in staat om zelfstandig te opereren

·      Voelt je thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen


Het betreft een functie voor 32 uur, met een tijdelijke aanstelling van een jaar en intentie tot verlenging.


Heb je interesse mail vooral je c.v. naar jeanine.westland@topsecretaries.nl of solliciteer direct via de link.

Reageren op deze vacature kan tot 10 augustus.