Office Assistent

  • Locatie
    Utrecht
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Vacature referentie
    JN-0027295

• Complex agendabeheer van het management;

• Deelnemen in één of meerdere werkgroepen;

• Planning en voorbereiding van (TEAMS) vergaderingen;

• Plannen van meetings, versturen van de agenda, bijhouden en opvolgen van de actielijst. Daarnaast ondersteun je het team ook tijdens de meeting;

• Uitvoeren van werkzaamheden op project basis;

• Recruitment activiteiten;

• Communicatie verzorgen vanuit het management richting de medewerkers;

• Afhandeling van standaard administratieve processen zoals bijvoorbeeld het digitaal

verwerken van jaarlijkse HR brieven, versturen hiervan en archivering met inachtneming van GDPR/AVG.


Naast het bovenstaande ben je een sparringpartner voor jouw manager en/of je team, door ideeën

uit te wisselen, word jij trusted advisor. Je bent bekend met online tools zoals Microsoft teams en Skype, zodat je kunt ondersteunen en eventueel faciliteren bij online meetings en events. Verder ben je bezig met het verbeteren van werkprocessen, deel je kennis met collega’s en volg je intern relevante trainingen om zo je kennis op pijl te houden.


Waar ga je werken?

Je gaat werken bij één van de wereldwijde leiders op het gebied van consulting, digitale transformatie, technologie en engineering diensten. Wanneer je hier start krijg je een goede onboarding en gestructureerde en transparante groeipaden. Maar ook: volop mogelijkheden om daarvan af te wijken, zelf te pionieren en je eigen weg te kiezen. Daarbij kun je rekenen op grenzeloos vertrouwen én collegiale support. Onze opdrachtgever is ook goed bereikbaar met het OV. Je stapt voor deur uit.


Samen met een team van enthousiaste collega’s verzorg je het dagelijks support van het

management. Hierbij onderhoud je het contact met de consultants die zijn ingezet bij klanten. Je

bent vaak het eerste aanspreekpunt, een luisterend oor en bespreekt signalen met de betreffende

manager. Tevens help je bij het organiseren van fun events binnen het team en regel je attenties

voor medewerkers.


Wat vragen wij?

• Goede beheersing van Microsoft Office pakket;

• Zelfstandig kunnen werken en overzicht houden

in een hectische werkomgeving;

• Teamspeler;

• Flexibel;

• Durft initiatieven te tonen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijv voorkeur in de richting

van management ondersteuning/PMO;

• Je hebt bij voorkeur één jaar relevante werkervaring als assistant (geen harde eis);

• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en

geschrift;

• Je bent minimaal 32u per week beschikbaar.


Je gaat rechtstreeks in dienst van onze opdrachtgever. Je start met een jaarcontract (12 maanden), waarna ze voornemens zijn dit om te

zetten in een vast contract;

• Marktconform salaris;

• Premievrij pensioen;

• Opbouw van vakantiedagen;

• Simkaart en laptop.


Heb je nog vragen bel of app met Ellen op 06-52367225 of per mail: ellen.jellema@topsecretaries.nl