Heb jij een scherp oog voor detail en blink je uit in het plannen en organiseren? Ben je een kei in het stellen van prioriteiten en kun je soepel schakelen in een snel veranderende omgeving? Dan vertel ik je graag meer over deze vaste functie als managementassistent bij een toonaangevende, internationaal beursgenoteerde organisatie in het centrum van Utrecht!
Ter versterking van ons dynamische team, bestaande uit een Executive Assistant, Management Assistant en Front Office Assistant, zijn wij op zoek naar een creatieve en flexibele managementassistent voor 32-40 uur per week. In deze functie treed je direct in dienst bij onze opdrachtgever.
In deze functie bied je brede ondersteuning aan collega's op kantoor en speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de internationale activiteiten. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:
- Boeken van (internationale) reizen en verzorgen van visa;
- Complex agendabeheer, waarbij je afspraken coördineert voor collega's van diverse afdelingen wereldwijd;
- Ondersteunen bij de organisatie van kantooruitjes en (internationale) zakelijke bijeenkomsten;
- Begeleiden van on- en offboarding processen voor nieuwe medewerkers;
- Ontvangen van bezoekers, waarbij je fungeert als professioneel en gastvrij aanspreekpunt;
- Onderhouden van contacten met externe partners, zoals internationale leveranciers en dienstverleners;
- Regelen van facilitaire zaken, zoals het bestellen van kantoorartikelen en het onderhouden van een representatieve werkomgeving.
Je werkt nauw samen met jouw collega managementassistent om te zorgen voor optimale, brede ondersteuning binnen het kantoor en hebt een proactieve houding in het signaleren en oplossen van knelpunten.
Waar ga je werken?
Je gaat werken bij een internationaal opererende organisatie op het gebied van techniek en industrie.
Het hoofdkantoor, gevestigd in het hart van Utrecht, biedt een inspirerende werkplek met een geweldig uitzicht over de stad. Het kantoor is makkelijk bereikbaar, gelegen naast Utrecht Centraal.
Kwaliteit staat hoog in het vaandel. Zij hebben een professionele maar informele werksfeer, met een cultuur waarin korte communicatielijnen en ondernemerschap centraal staan. Je komt terecht in een klein, hecht team waar veel ruimte is voor eigen initiatief en waar successen samen gevierd worden.
Kortom, een stimulerende en dynamische werkomgeving die volop kansen biedt voor persoonlijke en professionele groei!
Wat vragen wij?
Wij zoeken een gedreven en proactieve managementassistent met bewezen ervaring in een internationale, snel bewegende zakelijke omgeving. Jij bent energiek, nauwkeurig, professioneel en pragmatisch, met een sterk vermogen om zelfstandig te werken.
Daarnaast:
- Heb je uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Beschik je over sterke digitale vaardigheden en heb je ruime ervaring met MS Office en CRM-systemen;
- Heb je ervaring met het ondersteunen van (senior) management in een internationale context;
- Ben je bereid om op kantoor te werken en woon je in (de buurt van) Utrecht.
Wat bieden wij?
- Een uitdagende en veelzijdige vaste functie in een internationaal georiënteerd team!
- Een direct dienstverband bij onze opdrachtgever met uitzicht op een vast contract na een jaar;
- Een aantrekkelijk salaris tussen €3.500 en €4.500 per maand (op basis van een 40-urige werkweek), afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
- Een eindejaar bonus, een royale lunchvergoeding, goede koffie en de mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering;
- Een telefoon en laptop van de zaak, plus een NS Business Card voor je woon-werkverkeer.
Ben jij de gastvrije en gedreven professional die het team komt versterken? De business is altijd in beweging, dus er is genoeg ruimte voor groei en ontwikkeling!
Solliciteer nu via de button of neem contact op voor meer informatie. Bel, mail, of stuur een bericht via WhatsApp: 06-52367321 / judith.gijsen@topsecretaries.nl.