Management Assistent

Nieuw
  • Vakgebied
    Secretarieel
  • Type dienstverband
    Tijdelijk
  • Locatie
    Assen
  • Opleidingsniveau
    HBO
  • Vacature referentie
    JN-0021590

Als Management Assistant ontvang je directe opdrachten van alle Global MT-leden. Daarnaast beheer je de agenda van de directeur en neem je initiatieven voor het optimaliseren van de agenda, zowel interne als externe relaties. Door het verzamelen van de juiste informatie en het bespreken van de agenda bereid je bezoeken voor. Verder zorg je ervoor dat alle benodigde juridische documenten door de directeuren worden ondertekend. Een andere taak in deze functie is het verzorgen van de agenda voor de Global MT-vergaderingen. Vervolgens notuleer je tijdens deze veranderingen en houd je de actielijst bij.


Werkzaamheden:

  • Het zelfstandig organiseren van interne en externe bijeenkomsten;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt tussen de organisatie en directeur;
  • Bereidt periodieke en ad-hoc presentaties en rapportages voor diverse vergaderingen voor op basis van diverse bronnen en eigen onderzoekswerk;
  • Herinnert de directeur en Global MT-leden aan belangrijke taken en deadlines;
  • Verwerkt de onkostendeclaraties en creditcardoverzichten;
  • Regelt zelfstandig boekingen van vluchten, treinen, taxi's en hotels en regelt de benodigde VISA-aanvragen.
  • Maakt zelfstandig reisschema's;
  • Optimaliseert zakenreizen in functie van de reisdoeleinden en de tijdsbesteding;
  • Maakt onderscheid tussen urgente en niet-urgente zaken en tussen gevoelige en minder gevoelige zaken.


Waar ga je werken?

Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in het ontwikkelen en produceren van milieuvriendelijke en duurzame gasbranders en op maat gemaakte warmtewisselaars voor residentiële, commerciële en industriële toepassingen.

Jouw nieuwe werklocatie wordt Assen, maar de organisatie heeft ook kantoren in de USA, China, Roemenië. In Assen werken ongeveer 250 collega's.


Wat vragen wij?

  • Minimaal MBO-niveau;
  • Aantoonbare ervaring in een administratieve/executive assistant rol in een omgeving met een hoge werkdruk, waarbij tact, beoordelingsvermogen en discretie vereist zijn bij de omgang met interne en externe contacten;
  • Spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels;
  • Beschikt over sterke organisatorische en time-management vaardigheden en heeft aandacht voor details;
  • Is flexibel en kan zich goed aanpassen aan een scala van verschillende taken;
  • Uitzonderlijke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden (communiceert op verschillende niveaus wereldwijd);
  • Heeft het vermogen om op eigen initiatief te werken;
  • Het vermogen om onder druk te werken en met strakke deadlines te werken;
  • Is eerlijk en betrouwbaar;
  • Heeft een hoge standaard van integriteit;
  • Tactisch en het vermogen hebben om voorzichtig te reageren;
  • Heeft kennis en geavanceerde toepassing van alle Microsoft Office-tools en zoekmachines.

Bij deze interessante functie ligt het salaris tussen de € 3000-3500 afhankelijk van kennis en ervaring.

Je hebt 25 vakantiedagen en 13 ADV dagen. ( beide obv fulltime dienstverband)


Wanneer je inhoudelijke vragen hebt, mag je altijd bellen 06 514 301 94 of een mailtje sturen naar Tinemaaike.belt@topsecretaries.nl!