Productiviteitskillers: hoe pak je ze aan?
Ook jij hebt ermee te maken…productiviteitskillers! Bijna elke dag vormen ze een dreiging voor de werkzaamheden die je écht moet doen.
Onafleidbaar zijn lijkt dé vaardigheid van de 21e eeuw te zijn. Maar hoe pak je dat aan met alle notificaties en berichtgevingen die dagelijks op je afkomen? Er is maar één oplossing: ‘kill’ in ieder geval de volgende drie productiviteitskillers.
Wetenschappelijke onderzoeken bewijzen keer op keer dat multitasken niet werkt. Toch blijven we multitasken, met een daling in productiviteit tot gevolg. Ben jij nog niet overtuigd? Probeer eens het volgende: schrijf het woord ‘productiviteit’, maar schrijf direct achter elke letter een cijfer (oplopend van 1 t/m 14). Neem de tijd op terwijl je dit doet en noteer deze. Schrijf vervolgens nogmaals het woord ‘productiviteit’ met voldoende ruimte tussen de letters. Schrijf daarna pas de cijfers achter de letters. Heb je de tijd weer opgenomen? Wedden dat jij bij de laatste oefening veel sneller klaar was!
Plus: van iemand anders blij maken word je zelf ook blij, toch? Probeer dat door te trekken in álles wat je doet. Hou de deur open voor een ander, geef zomaar voorrang of glimlach naar een wildvreemde. Je zult zien dat je een leukere maandag hebt dan elke andere!
Hoeveel vergaderingen die jij bijwoont vind jij echt nuttig? Eerlijk? Toch accepteren we de vergaderingsverzoeken vaker wel dan niet en als je er bij moet zijn dan duurt hij vaak lang, heeft de voorzitter geen controle of is de agenda te uitgebreid. Dan hebben we het nog niet eens over de kosten van een gemiddelde vergadering. Hoe je dit oplost? Maak de kosten van de vergadering inzichtelijk door de Vergaderkosten app. Stel een uurtarief in, start de timer en kijk wat er op het einde op de teller staat. Wedden dat jouw collega’s hier ook van schrikken? Pak dan je kans om de vergaderstructuur aan te passen en om kostenbewust te vergaderen.
Heb jij ook zo’n overvolle inbox? En hoeveel overbodige e-mails zitten hiertussen? Zorg ervoor dat deze bergen verdwijnen. Hoe? Meld je af voor nieuwsbrieven die je toch niet leest., pak wat vaker de telefoon en voed je collega’s op. Je hebt ze vast: collega’s die een mail sturen, maar die een paar minuten later aan je bureau staan om te vragen of je de mail al gelezen hebt. Een supermooie applicatie hiervoor is Microsoft Teams. Met dit programma combineer je chat, informatiestromen, bestanden en je planner op één plek.
Denk je nu: maar deze tips heb ik al zo vaak gelezen? Dat klopt, ze zijn ook niet nieuw. Toch lijkt het inzetten van deze oplossingen moeilijker dan gedacht. Je leidinggevende werkt bijvoorbeeld niet mee of je collega’s blijven verslaafd aan e-mails en ellenlange vergaderingen. Dan is het voor jou onmogelijk om productiever te zijn…toch? Absoluut niet! Jij hebt altijd invloed op je eigen productiviteit. Jij bepaalt op welke e-mails jij reageert, jij kiest ervoor om je op één taak te richten en jij kunt de lengte van de vergadering beïnvloeden. Soms lijkt de winst klein, maar een taak die iedere dag 10 minuten korter duurt levert je toch een tijdswinst van bijna 61 uren op jaarbasis op.
